Peppol och e-faktura – teknikkraven för svenska företag 2026

Peppol är ett standardiserat nätverk för att skicka strukturerade e-fakturor mellan företag och myndigheter, byggt så att avsändarens och mottagarens system inte behöver ha någon direkt koppling till varandra – båda parter ansluter istället till nätverket via en så kallad access point. Kravet på att kunna ta emot och skicka fakturor via Peppol växer snabbt, både genom offentlig upphandling där det ofta redan är obligatoriskt, och genom att allt fler privata kunder ställer samma krav på sina leverantörer.

Vad krävs tekniskt för att ansluta till Peppol?

Att ansluta till Peppol kräver inte att företaget bygger en egen teknisk lösning från grunden – de flesta ansluter via en access point-leverantör (ofta samma leverantör som redan levererar ekonomisystemet, eller en fristående Peppol-operatör) som sköter själva nätverkskopplingen. Det företaget behöver säkerställa är att fakturadata kan exporteras eller genereras i rätt strukturerat format (Peppol BIS Billing 3.0 är den vanligaste standarden) från det egna affärssystemet, antingen genom inbyggt stöd i systemet eller genom en integration mot access point-leverantören.

Vanliga tekniska fallgropar vid anslutning

Ett äldre eller kraftigt anpassat affärssystem saknar ibland inbyggt stöd för att generera fakturor i rätt Peppol-format, vilket kräver en mellanliggande integration eller ett tilläggsverktyg. Ett annat vanligt problem är att fakturadata i det befintliga systemet inte är tillräckligt strukturerad – till exempel att artikelrader eller momssatser inte är konsekvent registrerade – vilket ger fel eller ofullständiga e-fakturor även om själva Peppol-anslutningen fungerar tekniskt.

Mottagande av e-fakturor kräver också en plan

Att bara kunna skicka fakturor via Peppol räcker inte om företaget även ska ta emot leverantörsfakturor samma väg – inkommande e-fakturor behöver kunna läsas in och matchas mot befintliga inköpsordrar eller attesteras i samma system som tidigare hanterade pappersfakturor eller PDF-fakturor via e-post. Många företag underskattar detta och löser bara den utgående sidan, för att sedan upptäcka att inkommande Peppol-fakturor hamnar utanför de vanliga rutinerna.

Är Peppol samma sak som att skicka en PDF-faktura via e-post?

Nej. En PDF-faktura är i grunden en bild av en faktura som en människa läser, medan en Peppol-faktura är strukturerad data som mottagarens system kan läsa och bearbeta automatiskt – belopp, momssatser och artikelrader i separata, maskinläsbara fält istället för fritext. Det är den strukturerade datan som gör automatisk matchning och attestering möjlig, vilket är hela poängen med kravet från större kunder och upphandlare.

Så hjälper Smartify er med den tekniska grunden

Smartify hjälper företag att kartlägga vilket Peppol-stöd det befintliga affärssystemet har och vad som krävs för att ansluta både utgående och inkommande fakturaflöden korrekt.

Vanliga frågor om Peppol och e-faktura

Måste vi bygga en egen teknisk lösning för att ansluta till Peppol?

Nej, de flesta företag ansluter via en access point-leverantör som sköter själva nätverkskopplingen. Ert ansvar är att fakturadata kan exporteras i rätt strukturerat format från affärssystemet.

Vad är skillnaden mellan en PDF-faktura och en Peppol-faktura?

En PDF-faktura är i praktiken en bild avsedd för en människa att läsa, medan en Peppol-faktura är strukturerad data som mottagarens system kan läsa och bearbeta automatiskt, till exempel för matchning mot inköpsordrar.

Klarar vårt äldre affärssystem Peppol utan vidare?

Inte alltid. Ett äldre eller kraftigt anpassat system saknar ibland inbyggt stöd för rätt format, vilket kan kräva en integration eller ett tilläggsverktyg för att generera korrekta e-fakturor.

Räcker det att vi kan skicka fakturor via Peppol, eller behöver vi kunna ta emot också?

Om era leverantörer också börjar skicka via Peppol behöver ni en rutin för att läsa in och attestera inkommande e-fakturor, inte bara en lösning för utgående fakturor.

‍