Digital signering och BankID för företag – så funkar det!

Digital signering och BankID för företag – säker autentisering i vardagen

Många svenska företag har fortfarande delar av sin avtalshantering kvar i manuella rutiner – utskrivna avtal som skannas tillbaka, eller godkännanden som bekräftas löst via e-post utan någon egentlig identitetskontroll. Digital signering med BankID eller motsvarande e-legitimation löser det genom att koppla varje underskrift till en verifierad identitet, samtidigt som hela processen blir snabbare och lämnar ett spårbart digitalt bevis på vem som godkänt vad och när.

Hur digital signering med BankID fungerar tekniskt

En digital signeringstjänst tar emot dokumentet som ska undertecknas, skickar en signeringsförfrågan till mottagaren, som identifierar sig med sitt BankID eller annan e-legitimation innan signaturen läggs till. Signaturen är kryptografiskt kopplad till både dokumentets innehåll och undertecknarens verifierade identitet, vilket gör att varje ändring i dokumentet efter signering blir upptäckbar. Resultatet är juridiskt bindande i de allra flesta sammanhang och betydligt svårare att förfalska än en inskannad namnteckning.

Vad som krävs internt för att komma i gång

Utöver valet av signeringstjänst behöver företaget ha en tydlig process för vilka dokumenttyper som ska hanteras digitalt, vem som har rätt att initiera en signeringsprocess, och hur signerade dokument arkiveras på ett sätt som gör dem sökbara och åtkomliga vid behov, till exempel vid en revision. Många signeringstjänster kan integreras direkt med befintliga system som CRM eller dokumenthanteringssystem, vilket minskar risken för att signerade avtal hamnar utspridda i olika mejlkorgar.

Säkerhet bortom själva signaturen

Digital signering löser identitetskontrollen vid själva undertecknandet, men den övergripande säkerheten kring avtalsprocessen beror även på hur väl de interna systemen som hanterar avtalen i övrigt är skyddade – vem som har åtkomst till att skapa och skicka signeringsförfrågningar, och hur kontona som används för det administreras. En signeringstjänst som är väl konfigurerad men kopplad till ett dåligt skyddat konto ger inte den säkerhetsnivå som avsetts.

Digital signering i kundmötet

Utöver interna avtal och HR-dokument används digital signering allt mer i kundmötet – för att snabbt kunna slutföra en affär utan att kunden behöver skriva ut, signera för hand och skanna tillbaka ett dokument. Det förkortar tiden från offert till signerat avtal och minskar risken att en affär tappar fart bara för att den administrativa processen är omständlig.

Så väljer ni rätt lösning för digital signering

Fråga potentiella leverantörer hur signeringstjänsten integreras med era befintliga system, hur signerade dokument arkiveras och görs sökbara, och hur åtkomsten till att initiera signeringar administreras internt. Smartify hjälper företag att sätta upp och integrera digitala signeringslösningar på ett säkert sätt.

Vanliga frågor om digital signering och BankID för företag

Är en digital signatur med BankID juridiskt bindande?

Ja, i de allra flesta sammanhang. Signaturen är kryptografiskt kopplad till både dokumentets innehåll och en verifierad identitet, vilket ger ett starkare bevisvärde än en inskannad namnteckning.

Kan digital signering integreras med system vi redan använder?

De flesta signeringstjänster kan integreras med vanliga system som CRM eller dokumenthanteringssystem, vilket gör att signerade avtal hamnar samlade i stället för utspridda i mejlkorgar.

Räcker det att välja en bra signeringstjänst för att processen ska vara säker?

Nej, den övergripande säkerheten beror även på hur väl skyddade de interna konton är som används för att skapa och skicka signeringsförfrågningar, och vem inom företaget som har rätt att göra det.

Kan digital signering användas i kundmötet, inte bara internt?

Ja, det är ett allt vanligare användningsområde – för att snabbt kunna slutföra en affär utan att kunden behöver hantera dokumentet fysiskt, vilket förkortar tiden från offert till signerat avtal.

Smartify hjälper ert företag med teknikgrunden

En säker och väl integrerad lösning för digital signering börjar med rätt teknisk grund. Smartify hjälper svenska SME-företag att sätta upp säkra system för avtalshantering och identitetskontroll.